Capex vs OpEx – Zwei finanzielle Ansätze für Technologie-Ausgaben

von Thomas Faß | Dec 5, 2019 | Allgemein

Der CapEx-to-OpEx-Shift ist in der Tech-Welt in aller Munde; aber was bedeutet es wirklich und wie steht das Ganze im Zusammenhang mit neuen Geschäftsmodellen?
Die Art, wie Unternehmen Technologien einkaufen, verändert sich. Viele Firmen verlassen sich auf die Flexibilität und Kosteneffizienz von Cloud-Diensten, auf die Planbarkeit von Managed IT-Services und eine Vielzahl anderer As-a-Service-Ansätze.
Warum diese Transformation? Nun, es gibt eine Reihe von Argumenten, die für As-a-Service-Modelle sprechen, der Teufel liegt jedoch, wie häufig, im Detail. Und jene, die auf Software-as-a-Service (SaaS) zutreffen, treffen nicht unbedingt automatisch auch auf die eines Managed Print Service (MPS) oder Infrastructure-as-a Service (IaaS) zu. Dennoch zeigt sich immer wieder ein Vorteil: die Verlagerung von CapEx (Capital Expenditure; Investitionsaufwendungen) auf OpEx (Operating Expenditure; Betriebsausgaben). Doch was bedeutet dies konkret?

CapEx vs OpEx

Grundsätzlich sind CapEx die finanziellen Mittel, mit denen ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen kauft, die zu höheren Produktivität und somit zu höheren Erträgen beitragen. Das, was CapEx ausmacht, ändert sich von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen. Bezüglich der Tech-Branche bedeutet dies beispielsweise Investitionen in neue IoT-Devices, neue Endgeräte, neue Softwarelösungen oder relevante Netzwerkinfrastruktur. Also Investitionen, die die Prozesseffizienz und Mitarbeiterproduktivität verbessern können und so bestenfalls den Umsatz in die Höhe treiben.

OpEx umfasst dagegen alle Ausgaben, die einem Unternehmen bei der Umsetzung seines Business entstehen, dazu gehören grundlegende Betriebskosten, Vertriebs- und Administrationskosten sowie die Ausgaben von kontinuierlichen Leistungen. In Hinsicht auf die IT bedeutet dies beispielsweise Ausgaben für Lizenzkosten, Kosten für Verbrauchsmaterialien oder Aufwendungen für externe Berater bzw. Dienstleister. Ebenfalls schließt dies die Kosten für Cloud-basierte Services oder Infrastructure-as-a-Service ein.

Die Hauptunterschiede zwischen CapEx und OpEx für Unternehmen liegen in der Zahlungsweise und in der Besteuerung. Generell betrifft eine CapEx-Ausgabe einen Vermögenswert, der vorab und einmalig bezahlt wird, auch wenn Unternehmen gemäß Ihrer Buchhaltungsprinzipien beispielsweise den Aufwand über einen längeren Zeitraum abschreiben. Abhängig davon, wo und wie Unternehmen Steuern abführen, können Aufwendungen für Vermögenswerte in einem Jahr zu 100 Prozent steuerlich abgezogen bzw. die Gesamtkosten proportional über mehrere Jahre geltend gemacht werden. OpEx-Aufwendungen werden monatlich, quartalsweise oder jährlich – aber auf jeden Fall kontinuierlich – bezahlt und in vollem Umfang der jeweiligen Bilanzierungsperiode zugeordnet.

Faktisch gesehen lässt sich dies mit der Anschaffung und dem Leasing eines Autos vergleichen. Wenn man ein Auto kauft, muss man einmalig in die Tasche greifen und das Auto geht nach der Bezahlung in den Besitz des Käufers über; es entstehen keine weiteren Kosten (außer eventuell Betriebs- und Wartungskosten). Bei Leasing muss man anfänglich höchstens einen kleinen Betrag investieren – etwas möglicherweise Unerschwingliches wird plötzlich erschwinglich. Der Unterscheid zum Kauf ist, dass man bis zur Rückgabe des Autos kontinuierlich weitere Kosten hat.

Bedeutet der CapEx-to-OpEx-Shift automatisch Kostenreduktion?

CapEx-Ausgaben haben sicherlich ihre Vorteile. Wie oben beschrieben, fallen nach der einmaligen Zahlung keine Raten mehr an. Kauft man also alle fünf Jahre ein neues Auto, kommt man generell günstiger davon, als wenn man für denselben Zeitraum ein Auto least. Man ist der Eigentümer des Autos und hat die komplette Kontrolle über die Nutzung, die Instandhaltung und die verwendeten Verbrauchsmaterialien.

Ein als CapEx gekaufter Vermögenswert erhöht zudem die Aktiva des Unternehmens, wobei Investoren und Analysten ein gesundes CapEx-Niveau als sicheres Zeichen von Wachstum sehen (wohingegen übermäßige CapEx-Ausgaben eher nicht positiv bewertet werden). Darüber hinaus lassen sich CapEx-Ausgaben mit einer hohen Steuerlast gewinnsteigernd verrechnen.

Aus vielerlei Gründen sind OpEx-Aufwendungen dennoch vorteilhafter. Der größte Vorteil hierbei ist der geringere initiale Investitionsaufwand. Die Gründung eines Tech-Startups würde beispielsweise auf herkömmliche Weise für die Anschaffung von Rechnern, Netzwerkinfrastruktur, Software und dergleichen immense Investitionen verschlingen. Die Verwendung von Abonnement-Services, Device-as-a-Service, Software-as-a- Service oder Managed Print Services schlagen zwar monatlich zu Buche. Man kann jedoch mit erheblich geringeren Initialkosten starten und sogar die OpEx-Aufwendungen bei der Steuer zu 100 Prozent geltend machen.

OpEx-Ausgaben bringen außerdem eine gewisse Flexibilität mit sich. Es ist nicht nötig Unsummen zu investieren, ohne zu wissen, wie sich das Unternehmen in den nächsten zwei Jahren entwickelt. Man fängt klein an und macht bei Bedarf und je nach wirtschaftlicher Lage Anpassungen nach oben oder unten. Zudem kann man Services und Abo-Leistungen flexibel hinzunehmen oder ersetzen, wenn es nicht den Erwartungen entspricht.

OpEx ist außerdem deutlich kalkulierbarer. Da man für Speicherplatz, Rechnerleistung oder Cloud-Services bezahlt, hat der Anbieter sicherzustellen, dass diese gemäß den von Ihnen getroffenen Vereinbarungen und Service Level bereitgestellt werden. In vielen Fällen sind technische Upgrades sogar kostenlos. Neue Anwendungen, neue Features oder Devices sind inbegriffen, ohne immer wieder neue Produkte kaufen zu müssen und somit Investitionen tätigen zu müssen.

Als weiterer Vorteil sind OpEx-Ausgaben in der Beschaffung weniger nervenaufreibend als CapEx, insbesondere deshalb, weil sie mit weniger finanziellen Risiken verbunden sind. Durch den Wegfall der langfristigen Bilanzgeschäfte kann man das dadurch gesparte Kapital anderweitig investieren und das Wachstum des Unternehmens vorantreiben.

CapEx-Aufwendungen können zwar – verglichen mit OpEx-Ausgaben – in der Summe geringer ausfallen, die Verlagerung zu OpEx ist aber unternehmerisch gesehen sowohl kurz- als auch langfristig wirtschaftlicher. Natürlich macht es Sinn, die Gesamtbetriebskosten für Vermögenswerte für die Nutzungsdauer zu bewerten, um sicherzustellen, ob Beschaffungskosten tatsächlich niedriger ausfallen. Man darf aber nicht vergessen, dass der Wechsel zu einem As-a-Service-Modell ebenso kosteneffizient ist. Ein Anbieter für Infrastructure-as-a-Service kann beispielsweise den betrieblichen Bedarf an IT-Infrastruktur vorab genau analysieren und bewerten, bevor er eine Strategie empfiehlt, zu konsolidieren.

Was hat das nun alles mit neuen Geschäftsmodellen zu tun?

Neben den wirtschaftlichen und bilanziellen Vorteilen des CapEx-to-OpEx-Shift bieten die damit einhergehenden As-a-Service-Modellen insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen plötzlich Zugang zu Technologien, die ihnen bis dato, aufgrund der hohen Initial-Investments, verwehrt blieben. Ein sehr gutes Beispiel ist dabei das Internet of Things (IoT). IoT-Projekte bedeuten in der Regel Investitionen in Hardware (zum Beispiel für Sensoren und Gateways), in Software sowie in begleitenden Services, um beispielsweise von Maschinen gewonnene Daten im Sinne des Predictive Maintenance zu analysieren. Die Vorteile des Einsatzes von IoT-Technologien ergeben sich für Unternehmen jeglicher Größe. Der Zugang ist jedoch für viele Unternehmen nur dann möglich, wenn der Shift vom einmaligen Investment (CapEx-Ausgabe) zu einer kontinuierlichen OpEx-Ausgabe gelingt. Dabei können sich Unternehmen unterschiedliche Finanzierungsmodelle zu Nutze machen.

Speziell im Kontext Internet of Things führt der Trend zu As-a-Service-Modellen zusätzlich zu einem weiteren Paradigmenwechsel – nämlich für den Hersteller von Produkten und Maschinen. Durch den Einsatz von IoT-Technologien können Hersteller ihre Produkte plötzlich deutlich besser überwachen oder gar steuern, dadurch ihr gesamtes Geschäftsmodell zu einem Service-Modell transformieren und ihre bisherigen Produkte nun als Service anbieten.

Zwei Beispiele, die beschreiben, warum der Einsatz von IoT-Technologien zu neuen OpEx-basierten Geschäftsmodellen führt

Weltweit führende Hersteller von Aufzügen verkaufen ihre Anlagen nicht mehr ausschließlich, sondern bieten gegen eine monatliche Service-Gebühr (eine OpEx-Ausgabe) die Bereitstellung eines Kontingents von vertikalen Personen-Kilometern an. Vorteil für den Betreiber des Aufzugs: er hat ein Service Level Agreement mit dem Hersteller und muss sich im Falle eines Schadens um nichts kümmern. Der Aufzug-Hersteller hat ein ureigenes Interesse, den Aufzug schnellstmöglich wieder „in Fahrt zu bringen“, denn nur wenn der Aufzug läuft, kann der Hersteller vertikale Personen-Kilometer abrechnen. Vorteil für den Hersteller: mit der Zeit sind Umsätze und Margen, verglichen mit dem Model „Aufzug verkaufen“ deutlich höher und besser planbar. Zudem wird das Absatzvolumen steigen, da nun plötzlich Kunden für Aufzüge begeistert werden können, die vorher hohe Einmal-Investments nicht stemmen konnten, monatliche Ausgaben aber durchaus abbilden können. Die Umstellung auf ein solches As-a-Service-Modell ist für den Aufzug-Hersteller möglich, da er seine Produkte mit IoT-Technologie ausstattet, dadurch in Echtzeit Informationen über die Zustände seiner Aufzüge erhält und auf Basis dieser Daten seine Produkte Schritt für Schritt optimieren und seine Service-Einheiten effizienter organisieren kann.

Einen ähnlichen Trend kann man in der Gastronomie verfolgen. Die kostspieligen Investitionen in Gastro-Geräte gehört teilweise schon der Vergangenheit an. So gibt es bereits Hersteller professioneller Kaffee-Maschinen, die den „Espresso-as-a-Service“ anbieten. Der Gastronom zahlt nicht mehr für die Espresso-Maschine, sondern für die Bereitstellung des Service „Espresso-Zubereitung“. Vorteil für den Gastronom: er muss sich um nichts kümmern. Bereitstellung und Wartung sowie die Versorgung mit Verbrauchsmaterialen (in dem Fall die Kaffee-Bohnen) übernimmt der Maschinenhersteller. Vorteil für den Maschinenhersteller: er hält den kontinuierlichen Kontakt zum Kunden (Upselling-Potentiale) und kann jederzeit dafür sorgen, dass sein ursprüngliches Qualitätsversprechen bei seinem Kunden in die Tat umgesetzt wird. Warum ist „Espresso-as-a-Service“ überhaupt möglich? Die Gründe sind dieselben wie im oben beschrieben Beispiel des Aufzug-Herstellers. Auch der Hersteller von Espresso-Maschinen erlangt eine ganz neue Möglichkeit der Kontrolle über seine Maschinen durch den Einsatz von IoT-Technologien.

Fazit: der CapEx-to-Opex-Shift bietet vielschichtige neue Möglichkeiten

Die Transformation von einmaligen CapEx-Ausgaben zu kontinuierlichen OpEx-Ausgaben ermöglicht Unternehmen den Zugang zu Technologien, die bis dato aufgrund hoher Anfangsinvestments nicht realisierbar waren. Hierzu bietet der Markt unterschiedliche und individuell definierbare Finanzierungsmodelle.
Der Einsatz neuer Technologie, beispielsweise im Bereich Internet of Things, bietet für Hersteller plötzlich die Möglichkeit, komplett neue Geschäftsmodelle anzubieten und dadurch seinen Kunden einen CapEx-to-Opex-Shift zu ermöglichen, ohne dass dieser mit Banken und Finanzunternehmen über Modelle der Finanzierung überhaupt verhandeln muss.

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